Funktionen

Die Applikation leistet folgendes:

  • Verwalten eines Urlaubskontos für jeden Mitarbeiter
  • Erstellen von Urlaubsanträgen durch die Mitarbeiter
  • Workflow für die Stellvertretung und Genehmigung der Urlaubsanträge
  • Eintrag von genehmigten Anträgen in den persönlichen Terminkalender (Outlook) mit automatischem Update, sobald sich der Antragsstatus ändert
  • Übersichten für eigene Anträge und Stellvertretungen
  • Für Teamleiter: Übersichten über Konten und Anträge der Mitarbeiter eines Teams


Erste Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt über Ihr Microsoft O365 Konto. Bitte geben Sie bei der Anmeldung Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort für Ihr O365 Konto an

Bei der ersten Anmeldung gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Der Startbildschirm öffnet sich mit Ihren Kontodaten
    Dies ist der Fall, wenn Ihr Konto von der HR-Abteilung bereits angelegt wurde
  • Sie erhalten die Mitteilung, dass Ihr Konto noch nicht freigeschaltet ist. In diesem Fall wird die HR-Abteilung benachrichtigt, dass sie das Konto freischalten muss.
    Nach Freischaltung erhalten Sie eine Nachricht und bei der nächsten Anmeldung ist Ihr Konto verfügbar und es öffnet sich der Startbildschirm.

Startbildschirm

Navigation und Ansichten


Oben im Startbildschirm befindet sich die Navigationsleiste

Über die Navigationsleiste können Sie

  • Einen Antrag stellen

  • Ihr Konto mit den Informationen zu Urlaubstagen, Antragstypen, Genehmigern, Stellvertreterregelungen, etc. einsehen

  • Im Kalender eine Übersicht über Ihre Urlaubsanträge und Stellvertretungen abrufen

  • Übersichten abrufen für 
    • Meine Anträge
      Alle Anträge zu Urlauben und ggf. anderen Abwesenheitsarten, die Sie in aktuellen Zeitraum / Kalenderjahr gestellt haben
    • Meine Vertretungen
      Alle Stellvertretungen, die Sie übernommen haben
    • Meine Aufgaben
      Offene Anträge, für die Sie eine Vertretung übernehmen oder eine Genehmigung erteilen sollen

  • Für Teamleiter sind in diesem Menü zusätzlich folgende Übersichten abrufbar:
    • Meine Teams - Anträge
      Alle Anträge, im aktuellen Zeitraum / Kalenderjahr für alle Mitarbeiter in dem/den Teams, für das Sie als Verantwortlicher eingetragen sind
    • Meine Teams - Kontenübersichten
      Alle Konten für alle Mitarbeiter in dem/den Teams, für das Sie als Verantwortlicher eingetragen sind

  • Für Genehmiger sind in diesem Menü zusätzlich folgende Übersichten abrufbar:
    • Genehmigungsübersicht
      Eine Übersicht aller Konten von Mitarbeitern, bei denen der Anwender als Genehmiger eingetragen ist

Genehmigungsverfahren / Workflow

In der Regel dient der VacationManager zur Beantragung von Urlauben. Es können aber in Ihrem Unternehmen auch andere Arten von Anträgen (z.B. HomeOffice, Sonderurlaub, Dienstreise) für Sie konfiguriert worden sein, für die Sie dann einen Antrag stellen können.

Abhängig von den Einstellungen für diese Abwesenheitsarten, müssen Sie einen Stellvertreter eintragen und/oder der Antrag muss Genehmigungsstufen durchlaufen. Es ist auch möglich, dass zusätzlich weitere Mitarbeiter informiert werden, sobald Ihr Antrag genehmigt wurde (Kenntnisnahme)

Ein Antrag ist erst dann genehmigt, wenn Ihr Stellvertreter und alle Genehmiger dem Antrag zugestimmt haben