Zentrale Einstellungen (in den Einstellungen der Anwendung)

  • Wann verfällt der Resturlaub - dies kann für Teams anders definiert werden
  • Stellvertreterfreie Zeit (z.B. um die Weihnachtszeit) - es gibt momentan die Beschränkung auf EINE Periode
  • Ab wann dürfen Anträge fürs nächste Jahr aus dem Kontingent des nächsten Jahres genommen werden - dies kann für Teams anders definiert werden
  • Dürfen rückwirkend Anträge gestellt werden? Wenn ja, wie lange zurück
  • Gibt es einen globalen Kenntnisnehmer für genehmigte/geänderte Anträge?
  • Werden die Emails, die von der Anwendung verschickt werden, im persönlichen Ordner "Gesendete Elemente" gespeichert?

Standorte definieren

Standorte sind wichtig für die Zuordnung von Feiertagen, die für die einzelnen Mitarbeiter gültig sind. Es muss mindestens einen Standort geben.

Feiertage definieren und dem/n Standort(en) zuordnen

Teams

Es muss mindestens ein Team geben: Alle

Wenn Sie weitere Teams anlegen, haben Sie die Möglichkeit, folgende Einstellungen für deren Mitglieder anders zu definieren als zentral festgelegt ist.

  • Wann (und ob) verfällt der Resturlaub
  • Ab wann dürfen Anträge fürs nächste Jahr aus dem Kontingent des nächsten Jahres genommen werden
  • Teamleiter dürfen die Anträge ihrer Teammitglieder sehen
  • Kenntnisnehmer, die Sie im Team definieren, werden über genehmigte/nicht angetretene Urlaubsanträge/Abwesenheiten per Mail informiert

Urlaub und Abwesenheits-Typen definieren 

  • Typ (z.B. Urlaub, Homeoffice, Dienstreise, Fortbildung, Elternzeit etc.)
  • Wie hoch ist das Standard-Kontingent
  • Ist das Kontingent übertragbar in das Folgejahr?
  • Ist das eine Abwesenheit, die für alle zur Auswahl stehen soll?
  • Ist eine Stellvertretung nötig?
  • Blockiert dieser Typ andere Anträge? Wenn ja, kann man den Antrag nicht stellen, wenn man bereits eine Stellvertretung übernommen hat.
  • Sollen Kenntnisnehmer informiert werden?
  • Soll diese Abwesenheit in der Kalenderübersicht des Benutzers im Vacation Manager angezeigt werden?
  • Soll diese Abwesenheit im persönlichen Outlook Kalender des Benutzers angezeigt werden? Und, wenn ja, als gebucht oder frei?

Wenn alle diese Vorarbeiten erledigt sind, kann der Vacation Manager als Anwendung für die Anwender freigegeben werden.

Diese rufen den Vacation Manager über die ihnen genannte Adresse z.B. : https://vacman.edcom.de auf und melden sich mit ihrem Office 365 Benutzerkonto an. Ihnen wird mitgeteilt, dass die Personalabteilung das Konto noch freischalten muss und dass sie eine email erhalten, sobald dies der Fall war. 

An die in den zentralen Einstellungen hinterlegte email-Adresse der Personalabteilung geht eine Mail, die diese über den neuen Benutzer in Kenntnis setzt.

Das Konto beinhaltet bereits folgende Informationen

  • Name
  • Microsoft -ID
  • email-Adresse

Die HR bearbeitet das Konto hinsichtlich

  • Standort
  • Teamzugehörigkeit
  • unter Umständen abweichende Definition des Kontingents für Urlaub und Abwesenheiten - d.h. der Benutzer hat mehr oder weniger zur Verfügung

Sobald die Personalabteilung das Konto konfiguriert und aktiviert hat, geht eine Mail an den/die MitarbeiterIn. Diese(r) meldet sich erneut an, und der Vacation Manager steht ihm/ihr zur Verfügung.