Jahreswechsel durchführen

Jedes Jahr zum 1.1. muss ein Jahreswechsel durchgeführt werden. Er dient dazu, die Einträge, die das alte Jahr betreffen, zu archivieren und bei den Urlaubskonten den neuen Resturlaub und diesjährigen Urlaubsanspruch zu berechnen.

Der Jahreswechsel kann nur für ein vergangenes Kalenderjahr durchgeführt werden, und sollte möglichst bald nach Neujahr gemacht werden. So lange der Jahreswechsel im Vacation Manager nicht vollzogen ist, können im neuen Jahr keine neuen Anträge mehr gestellt werden!

Der Jahreswechsel kann nur von der Rolle ADMIN angestoßen werden, davor sind aber Vorbereitungen von HR-Seite nötig.

Ort: - Einstellungen - Tab "Einstellungen zum Jahreswechsel"

Vor dem Jahreswechsel (1.1.) zu überprüfen (HR Aufgaben)

Damit der Jahreswechsel sauber durchgeführt werden kann, sind einige Reinigungsaktionen von HR davor durchzuführen. Das sollte nach Möglichkeit bis zum 31.12. des alten Kalenderjahres stattgefunden haben. Wenn der Jahreswechsel manuell durchgeführt wird, dann können diese Aktionen auch noch im neuen Jahr von HR durchgeführt werden bevor ein ADMIN den Jahreswechsel anstößt.

• Inaktive Mitarbeiter evtl. aktivieren
• Anträge bereinigen
  
• Stichtagsanalyse durchführen
• Feiertage eingetragen
• Inaktive Standorte bereinigen
• Inaktive Teams bereinigen

Inaktive Mitarbeiter

Inaktive Mitarbeiter werden durch den Jahreswechsel gelöscht. Wenn ein Mitarbeiter nur inaktiviert wurde, um eine temporäre Abwesenheit zu signalisieren, dann sollte dieses Konto wieder für den Jahreswechsel vorübergehend aktiviert werden. Nach dem Jahreswechsel kann es wieder deaktiviert werden. Alternativ kann der Mitarbeiter bei seiner Rückkehr natürlich jederzeit neu angelegt werden.

Anträge bereinigen

Anträge für das alte Kalenderjahr, die sich noch im Genehmigungsprozess befinden (DEPTO, APPTO) sollen entweder auf 'Nicht Angetreten (ACTNO)' oder 'Genehmigt (APPYES)' gesetzt werden. Sonst kann nicht garantiert werden dass die Kontosalden "dieses Jahr altes Kalenderjahr" zu "Resturlaub neues Jahr" berechnet und übertragen werden.

Anträge, die über den Jahreswechsel gehen, wurden vom Vacation Manager in 2 Anträge unterteilt - einen bis 31.12. altes Jahr, einen ab 1.1. neues Jahr. Es reicht, wenn der Antragsteil des alten Jahres genehmigt / nicht angetreten gekennzeichnet wird.

HINWEIS: Nachdem der Jahreswechsel erfolgt ist, können keine Anträge für das vergangene Jahr rückwirkend nachgetragen werden.

Stichtagsanalyse durchführen

Um zu prüfen, ob die Konten aller Benutzer ohne Abweichungen bei den errechneten Summen aus den Anträgen und der eingetragenen Summe im Konto sind, führen Sie eine Stichtagsanalyse für alle Benutzer aus. Sollten sich Abweichungen ergeben, so werden diese in einer rot markierten Spalte für den entsprechenden Kontotyp aufgeführt. Sollten Abweichungen auftauchen, so kontaktieren Sie bitte support@edcom.de, um Hilfe bei der Bereinigung dieser Abweichungen zu erlangen. Solange die Abweichungen in Benutzerkonten bestehen, kann der Jahreswechsel nicht erfolgreich durchgeführt werden.

Feiertage eintragen

Sind alle Feiertage für das neue Kalenderjahr erfasst und eingetragen? Dies kann auf 2 Varianten passieren:

1. Umziehen: Feiertage aus dem alten Kalenderjahr editieren und mit neuem Jahr und ggf. Tag versehen
2. neu erstellen: Darauf achten dass die Feiertage als 'aktiv' erstellt werden - inaktive Feiertage werden beim Jahreswechsel gelöscht
   

Inaktive Standorte bereinigen

Der Jahreswechsel versucht, inaktive Standorte zu löschen damit diese im neuen Kalenderjahr nicht mehr auftauchen. Dies kann aber nur dann geschehen, wenn kein Mitarbeiter mehr dem Standort zugeordnet ist. Die Liste der Mitarbeiter eines Standortes kann durch Klick auf den Standortnamen (Adminpanel - Standorte) eingesehen werden.

Inaktive Teams bereinigen

So wie für Standorte, versucht der Jahreswechsel die inaktiven Teams zu bereinigen. Bitte  stellen Sie sicher, dass kein Mitarbeiter mehr den inaktiven Teams zugeordnet sind.

Vor dem Jahreswechsel (1.1.) zu überprüfen (ADMIN-Aufgaben)

Es sollte geprüft werden, ob die aktuelle Version der App installiert ist. Die installierte Version kann in der App unter dem persönlichen Menü unter "Über/Hilfe" geprüft werden. Release-Notes kann geprüft werden, ob eine neuere Version vorliegt. Für den Jahreswechsel am 1.1.2022 ist darauf zu achten, dass mindestens die Version v1.9.0 installiert ist.

• Installierte Version der App prüfen und gegebenenfalls zur Verfügung stehende Updates installieren.

Automatischer Jahreswechsel

Der Jahreswechsel kann automatisiert am 1.1. des neuen Jahres zu einer bestimmten Uhrzeit durchgeführt werden.

Automatischer Ablauf

Folgendes passiert, wenn der automatische Jahreswechsel korrekt konfiguriert ist und läuft:

1. Applikation wird für End-User gestopt: APP_RUN wird auf 'false' gesetzt, es wird für die normalen URLs angezeigt "Jahreswechsel findet gerade statt. Bitte warten.". Die Einstellungen bleiben weiterhin erhalten und einsehbar.
2. Alle gegenwärtigen Informationen (Anträge, Nutzer, Nutzer-Konten, Teams, Feiertage, etc.) werden in einem Archiv weggesichert
3. Der Jahreswechsel findet statt
4. Erfolgreicher Abschluss: Applikation wird für End-User wieder freigegeben
5. Fehler während Jahreswechsel: Fehlermeldung erscheint in YEAR_CHANGE_STATUS, und falls bereits Teile des Jahreswechsels durchgeführt wurden wird das komplette Archiv aus 2. wieder zurückgerollt. Applikation wird nicht gestartet.

Nötige Einstellungen

Ergebnis

Das Ergebnis ist in YEAR_CHANGE_STATUS abzulesen.

Erfolg: YearChange finished at: Tue Nov 10 2020 16:30:21 GMT+0100 (Central European Standard Time) . Zusätzlich wird YEAR_CURRENT automatisch 1 hochgezählt und sollte das aktuelle Kalenderjahr wiederspiegeln

Kein Erfolg: Alle anderen Meldungen. Wenn ein Fehler aufgetreten ist, dann wird automatisch der Zustand aus dem alten Kalenderjahr wieder hergestellt (Rollback). Fehlermeldungen sind im Log zu finden.

Wenn aus der Fehlermeldung ersichtlich ist dass bereits die Archivierung fehlgeschlagen ist, dann kann kein Rollback stattfinden. An sonsten: zu Manueller Rollback gehen und durchführen, danach noch einmal manueller Jahreswechsel durchführen.

Manueller Jahreswechsel

Ein manueller Jahreswechsel ist dann möglich, wenn das Vacationmanager-Jahr (YEAR_CURRENT) nicht das gegenwärtige Kalenderjahr ist, und der Jahreswechsel nicht auf automatisch steht.

Ablauf

Sobald die Einstellung gespeichert ist, wird der gegenwärtige Zustand archiviert und der Jahreswechsel gestartet. Ein Neuladen der Seite gibt den gegenwärtigen Status an, und ob es erfolgreich war oder nicht. Bei Fehlern wird versucht in Rollback aus dem Archiv durchzuführen.

Achtung: Die Applikation wird NICHT automatisch für End-User gesperrt. Dies sollte der Administrator davor mit APP_RUN=false zuerst tun!

Achtung 2: Bei mehrmaligem Versuch den Jahreswechsel durchzuführen sollte immer überprüft werden ob YEAR_CURRENT noch stimmt!

Nötige Einstellungen

Ergebnis

Das Ergebnis ist in YEAR_CHANGE_STATUS abzulesen. Siehe Ergebnis des Automatic Yearchange

Manueller Rollback

Ein Rollback kann nur dann stattfinden, wenn das Vacationmanager-Jahr (YEAR_CURRENT) das aktuelle Kalenderjahr ist. Außerdem kann aus Sicherheitsgründen ein Rollback nur bis zum 31. Januar stattfinden.

Der Rollback lädt die Daten aus dem Archiv des Vorjahres, das bei einem erfolgreichen Jahreswechsel erstellt wurde. Wenn ein Rollback durchgeführt wird, dann gehen alle Daten verloren, die zwischen Jahreswechsel und Rollback erstellt wurden.

Nötige Einstellungen

Interner Ablauf des Jahreswechsels

Dieser Abschnitt dient nur dazu zu dokumentieren, wie der Vacation Manager den Jahreswechsel durchführt. Es wird hier die Logik dokumentiert, nicht welche Einflüsse HR darauf nehmen kann.

1. Wenn nicht bereits passiert, dann wird die Vacation Manager App gestoppt (APP_RUN=aus) und eine Nachricht zum Jahreswechsel für alle User ausgegeben.
2. Der gegenwärtige Stand wird archiviert (alle Tabellen werden kopiert und mit dem alten Kalenderjahr als Präfix versehen - Jahreswechsel am 1.1.2022 heißt, dass Inhalt von <tabelle> nach 2021_<tabelle> kopiert wird etc.). Von hier an finden alle Aktionen auf den aktuellen Tabellen statt.
3. Inaktive Nutzer und Anträge werden gelöscht. Inaktive Anträge sind abgelehnte, zurückgezogene oder nicht angetretene, da sie in die Berechnung nicht mit einfließen.
4. Logs-Tabelle wird geleert. Infos zum vergangenen Jahr kann man aus der Archiv-Tabelle holen.
5. Umstellen von Konten und Anträgen
   1. Mitarbeiter-Abwesenheitskonten (pro Mitarbeiter pro Abwesenheitstyp)
      1. kontingentlose Konten werden ignoriert
      2. "Nächstes Jahr Anspruch" / "Nächstes Jahr genommen" wird zu "Dieses Jahr Anspruch" / "Dieses Jahr Genommen"
      3. "Nächstes Jahr Anspruch" wird entweder aus dem Standard-Kontingent genommen oder aus der für das Konto eingegebenen Zahl. "Nächstes Jahr genommen" = 0
      4. "Resturlaub Anspruch" berechnet sich aus "Dieses Jahr Anspruch" des Vorjahres minus der Summe der "Dieses Jahr beantragt" Urlaubstage der genehmigten Anträge bis zum 31.12. des Vorjahres, "Resturlaub genommen" = 0
   2. Anträge:
      1. Anträge aus dem vergangenen Jahr (Enddatum bis 31.12.) werden gelöscht
      2. "dieses Jahr beantragt" wird zu "letztes Jahr beantragt", "nächstes Jahr beantragt" wird zu "dieses Jahr beantragt"
6. Falls irgendwo bis hier ein Fehler auftreten sollte, wird alles zurückgerollt, damit man Fehlersuche betreiben kann, ohne dass Daten verloren gehen
7. Inaktive Standorte bereinigen
   1. Inaktiver Standort wird gelöscht, wenn kein Mitarbeiter diesen Standort hat
   2. bei Fehlern (= gibt Mitarbeiter, der inaktiven Standort hat) wird eine Nachricht ausgegeben, der Jahreswechsel aber nicht gestoppt
8. Inaktive Teams bereinigen: wie inaktive Standorte bereinigen
9. Feiertage bereinigen
   1. Inaktive Feiertage löschen
   2. Feiertage, die zu nicht mehr existierenden Standorten gehören, löschen
   3. Feiertage des alten Kalenderjahres löschen
10. Inaktive Abwesenheitstypen bereinigen
    1. Inaktiver Abwesenheitstyp wird gelöscht, wenn
       1. es keinen Antrag mit dem Abwesenheitstypen gibt
       2. es kein Modul gibt, das mit dem Abwesenheitstyp verbunden ist
    2. Alle Mitarbeiter-Abwesenheitskonten, die zu den zu löschenden Abwesenheitstypen gehören, werden entfernt. Mit Mitarbeiter-Abwesenheitskonto ist die Information gemeint, die protokolliert, ob dieser spezielle Mitarbeiter diesen Abwesenheitstyp nehmen darf, und bei kontingentierten Konten, was das Kontingent dieses Mitarbeiters für diese Abwesenheit ist
    3. Bei Fehlern (wenn 10.a.i oder 10.a.ii nicht erfüllt sind) wird eine Nachricht ausgegeben, der Jahreswechsel aber nicht gestoppt

Nach dem Jahreswechsel zu überprüfen

Auch wenn das Programm einen erfolgreichen Jahreswechsel zurückmeldet, sollten doch ein paar Sachen überprüft werden.

• YEAR_CURRENT hat richtiges Jahr (aktuelles Kalenderjahr)
  
• Adminpanel - Anträge: es sind nur noch Anträge für das aktuelle Jahr da, keine für das vergangene
• Feiertage - wenn nicht vor dem Jahreswechsel überprüft, dann sollte spätestens jetzt überprüft werden ob alle Feiertage für alle Standorte dieses Jahr eingetragen sind

Bei erfolgreichem Abschluss kann mit APP_RUN (in den Allgemeinen Einstellungen ganz oben zu finden) der Vacation Manager wieder für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht werden.

Sollte ein Fehler entdeckt worden sein, so kann mit manuellem Rollback der Stand aus dem Vorjahr wieder hergestellt werden, und ein erneuter Jahreswechsel versucht werden.